在职场与同事、客户沟通，时时刻刻都要用到电子邮箱，使用时有几个方面需留心。

其实，用什么邮箱并不重要。说来说去，若不能站在对方角度考虑对方收信时的效果，用什么信箱都是白搭。

予人方便就是予己方便

记得刚上班的时候，老板交代了我一件事，让我发一个邮件去 follow up，我照做了。下班的时候，老板特地走过来，对我说：「对于一个刚入职的人来说，我觉得你今天的 email 写的不错。再接再厉。」其实我只是在邮件结尾加上了「In case you do not have this file at hand, please find attached.」并不是我担心对方没有这个文件，我知道对方肯定有。但我自己多点两三下鼠标，省去人家不少麻烦。

有一次被同事 cc，从他的邮件里学会了一招。他需要发一个 Word document 给合作方，为了给对方带来便利，将文档里的正文用纯文本复制粘贴在邮件结尾。这样，如果对方在使用黑莓的话，便无需等待下载打开附件，可以直接快速浏览正文。若是在使用电脑，也可以打开附件进行修改。

如果发多个附件，请在正文里给每个附件一个简短的描述。我常常收到带三四个附件的邮件，每个附件的名字都长的差不多，再次准备打开时很难辨认。请将关键词放在附件名的首或尾，因为电脑上的邮件软件可能会缩略显示附件的文件名，让每个附件看起来都一样。

签名中除了电话手机公司地址以外，该不该包含自己的邮件地址？应该。起初我觉得这是多此一举，别人收到我的邮件自然可以从 email head 里看到我的邮件地址。后来我发现大公司各有各的统一签名格式，但都会包含邮件地址。也许是因为你的邮件可能会被转发或回复给其他人，有的时候曾经 email head 里有的信息就不见了（somehow）。

措辞时要退一步

电子邮件交流时，不像面对面交流那样带有感情，也无法像电话交流中能听出语气，更不像书信可以慢慢推敲。电子邮件，如果你不注意的话，可以是冰冷、无情、易被误解的。一句话可以用很多语气表达出来，而电子邮件没有这个功能——对方如何去解读，当信发出去后，你的掌控就消失了。

举个例子，若你不同意对方的意见，那么在反对时请多用「我们」而不是「你」。比如「我们这样做不合适」vs「你这样做不合适」，我们来感受一下。

当事情收尾的时候，会有一些可回可不回的邮件，能够回复尽量回复，简短即可。这就像打电话一样，尤其是刚入职者，应该是******挂电话的那个人。

「顺颂 X 祺」的时候，想好对方是什么人，X 又该是什么。

******

不一定要犯错误才能学到东西。「锻炼」这个词不好，让人感觉只有体力活，实际上细心观察也很重要 =）